Viagens corporativas são uma parte inegável do mundo dos negócios. Elas são o elo que liga empresas a clientes, parceiros e oportunidades de crescimento. Exatamente por isso, as viagens corporativas envolvem um conjunto diversificado de atividades, que vão desde reuniões cruciais com clientes até participação em conferências, treinamentos e visitas a escritórios regionais.
No entanto, quando não gerenciadas com eficiência, as despesas feitas durante as viagens corporativas podem rapidamente se tornar um fardo financeiro significativo. Por isso, encontrar maneiras de economizar é uma prioridade para muitas empresas.
Felizmente, existem formas de garantir que cada viagem de negócio seja eficaz, produtiva e, ao mesmo tempo, econômica. E é sobre essas possibilidades que vamos tratar neste artigo.
Nós separamos cinco práticas infalíveis para você saber como reduzir os custos em viagens corporativas, e exploramos cada uma dessas estratégias, que vão desde o planejamento até a otimização de viagens de negócios frequentes.
1. Como Planejar Uma Viagem de Negócios de Baixo Custo
1.1 Maximizando o Valor das Viagens Corporativas
O planejamento começa com uma análise cuidadosa dos objetivos da viagem. Definir metas claras e resultados desejados ajudará a garantir que cada despesa tenha um propósito previamente definido.
Considere o valor a ser obtido em cada viagem de trabalho, seja em termos de novos negócios, fortalecimento de relacionamentos ou aprendizado. Isso não só ajuda a justificar os gastos, mas também orienta a estratégia global de viagens corporativas.
Uma forma de exercitar isso é imaginando que sua empresa esteja planejando uma viagem para uma conferência importante. Em vez de enviar uma grande equipe, selecione apenas os funcionários cuja presença é essencial para o sucesso do evento.
Isso reduzirá o número de passagens aéreas, hospedagem e despesas diárias, aumentando o retorno sobre o investimento.
1.2 Escolhendo Destinos Econômicos para Reuniões
A escolha do destino é uma consideração crítica para economizar em viagens de negócios. Uma maneira eficaz de reduzir custos é optar por destinos onde a empresa já tenha uma presença estabelecida.
Isso minimiza os custos associados a deslocamentos e estadias em locais remotos, por exemplo. Além disso, selecionar destinos com infraestrutura eficiente e acessibilidade econômica pode resultar em economias substanciais para sua empresa.
Por exemplo, se sua empresa está sediada em Nova York e deseja organizar uma reunião com um cliente em Los Angeles, aproveite ao máximo a presença de sua equipe local para reduzir a necessidade de voos e despesas com hospedagem.
Você pode realizar a reunião em um espaço de coworking em Los Angeles, economizando significativamente em comparação com o aluguel de salas de conferência caras.
2. Gestão de Despesas em Viagens Corporativas: Dicas Essenciais
Uma gestão eficaz das despesas é a espinha dorsal da economia em viagens corporativas.
2.1 Ferramentas e Práticas para Rastrear Despesas
O uso de ferramentas de gestão de despesas é crucial para rastrear gastos relacionados a viagens de negócios. Essas ferramentas simplificam o registro e a categorização das despesas, tornando mais fácil identificar áreas onde os cortes podem ser feitos.
Outro ponto é incentivar os funcionários a manter recibos detalhados e a utilizar aplicativos de despesas para documentar cada gasto. Essa é uma ótima forma de simplificar e otimizar a prestação de contas, e controlar as despesas nas viagens corporativas.
Há várias ferramentas de gestão de despesas amplamente utilizadas por empresas dentro e fora do Brasil para rastrear despesas em viagens corporativas. Nós selecionamos algumas das mais utilizadas para você avaliar:
SAP Concur: O SAP Concur é uma das principais soluções de gerenciamento de despesas usadas em todo o mundo. Ela oferece uma ampla gama de recursos, incluindo a capacidade de rastrear despesas de viagens, gerenciar recibos, criar relatórios de despesas e cumprir políticas de gastos.
Expensify: O Expensify é uma ferramenta intuitiva que simplifica a captura de despesas e o processo de relatórios de despesas. Ela oferece funcionalidades como a digitalização de recibos, a conciliação de cartões de crédito e a integração com sistemas contábeis.
Zoho Expense: Um dos aplicativos Zoho, o Zoho Expense permite que as empresas rastreiem despesas, gerem relatórios de despesas e criem políticas de gastos. Ele é conhecido por sua facilidade de uso e preços acessíveis.
Rydoo: O Rydoo (anteriormente conhecido como Xpenditure) é uma plataforma de gerenciamento de despesas que oferece recursos como digitalização de recibos, integração com cartões de crédito e automação de processos de aprovação de despesas.
ContaAzul: Embora seja mais conhecido por suas funcionalidades de contabilidade, o ContaAzul também oferece recursos para gerenciamento de despesas. Isso pode ser útil para empresas que desejam integrar a gestão de despesas com a contabilidade.
VExpenses: O VExpenses é uma solução brasileira de gestão de despesas corporativas que oferece funcionalidades como a digitalização de recibos, categorização de despesas e integração com sistemas de contabilidade.
Nibo: O Nibo é uma plataforma de gestão financeira que inclui recursos para rastrear despesas de viagens corporativas, criar relatórios e controlar orçamentos.
Essas ferramentas são projetadas para simplificar o processo de gestão de despesas em viagens corporativas, ajudando as empresas a controlar gastos, reduzir erros e manter a conformidade com políticas internas.
A escolha da ferramenta depende das necessidades específicas da empresa, do tamanho da equipe e do orçamento disponível. É importante realizar uma avaliação completa antes de selecionar a ferramenta que melhor atenda aos requisitos do seu negócio.
2.2 Políticas de Reembolso e Limites de Gastos
Políticas de reembolso claras e limites de gastos razoáveis são essenciais. Certifique-se de que os funcionários estejam bem informados sobre as diretrizes e restrições relacionadas às despesas. Isso não apenas evita abusos, mas também ajuda a manter os custos sob controle.
Além disso, a implementação de políticas de reembolso baseadas em categorias de despesas específicas pode facilitar o monitoramento e a tomada de decisões de redução de custos.
Por exemplo, sua empresa pode estabelecer um limite de gastos diários específico para alimentação e entretenimento, incentivando os funcionários a fazerem escolhas mais econômicas durante as viagens corporativas.
3. Estratégias Inteligentes para Economizar em Acomodações Corporativas
Acomodações frequentemente representam uma parcela significativa dos custos de viagens de negócios.
Uma estratégia eficaz é negociar com hotéis para obter tarifas corporativas com desconto. Estabeleça acordos que incluam tarifas fixas ou descontos com base no volume de hospedagens. Isso pode gerar uma boa poupança no longo prazo.
Além disso, explore a possibilidade de firmar parcerias de longo prazo com hotéis para obter tarifas preferenciais. Em alguns casos, as redes hoteleiras oferecem tarifas corporativas especiais para seus funcionários que, geralmente, incluem benefícios adicionais, como café da manhã gratuito e Wi-Fi de alta velocidade, por exemplo.
Outra estratégia é considerar alternativas de hospedagem econômicas, como apartamentos, aluguel de casas ou serviços de acomodação compartilhada. Essas opções muitas vezes oferecem preços mais competitivos do que hotéis tradicionais. Avalie as necessidades de hospedagem em cada viagem e escolha a opção mais econômica e conveniente.
O AirBnb, por exemplo, é uma plataforma popular que oferece uma ampla variedade de opções de hospedagem, desde quartos particulares até casas inteiras. Diversas empresas têm incentivado seus funcionários a utilizar serviços como este para economizar em hospedagem durante as viagens corporativas.
4. Redução de Custos em Passagens Aéreas Corporativas Baratas
Passagens aéreas representam outra área significativa para economizar.
4.1 Estratégias para Encontrar Tarifas Aéreas com Desconto
Esteja atento a promoções e pesquise em diferentes agências de viagens online para encontrar as melhores tarifas aéreas. Reservar com antecedência também é uma tática eficaz para garantir preços mais baixos. Além disso, considere voos em horários fora de pico, que costumam ser mais econômicos.
A utilização de buscadores online é um recurso que ajuda bastante na hora de pesquisar essas tarifas mais em conta. Agências digitais como a Kayak, Expedia e Skyscanner, por exemplo, oferecem a capacidade de comparar preços de várias companhias aéreas e encontrar as tarifas mais econômicas.
Quanto antes você iniciar as pesquisas e fazer as reservas, melhor. Isso porque, ao reservar voos com antecedência, você pode aproveitar ofertas de tarifas promocionais que são geralmente mais acessíveis do que as reservas de última hora.
4.2 Aproveitando Programas de Fidelidade de Companhias Aéreas
Incentive os funcionários a participar de programas de fidelidade de companhias aéreas. Acumular milhas e pontos pode resultar em upgrades gratuitos e tarifas aéreas reduzidas, o que, a longo prazo, vai economizar dinheiro em viagens futuras.
Há diversas opções de programas de fidelidade no mercado que podem ser utilizados e que oferecem aos membros a oportunidade de ganhar milhas em voos e resgatá-las posteriormente para economizar em passagens aéreas.
Nós listamos alguns programas de fidelidade de companhias aéreas mais populares no país para que, ao utilizá-los, sua empresa possa economizar significativamente em viagens recorrentes. São eles:
TudoAzul: O programa de fidelidade TudoAzul da Azul Linhas Aéreas é amplamente utilizado por empresas brasileiras. Ele oferece a acumulação de pontos em voos da Azul e parceiras, além de benefícios como upgrades de classe, bagagem adicional e acesso a salas VIP.
Smiles: O programa Smiles é da GOL Linhas Aéreas e é uma escolha popular para empresas que voam com a GOL e suas parceiras. Os pontos Smiles podem ser utilizados para a compra de passagens aéreas e outros benefícios.
Amigo: Embora a Avianca Brasil tenha enfrentado desafios nos últimos anos, o seu programa de fidelidade Amigo ainda é usado por empresas para acumular pontos e aproveitar as vantagens oferecidas.
Latam Pass: A LATAM Airlines oferece o programa de fidelidade Latam Pass, que permite que empresas acumulem pontos em voos da LATAM e de suas companhias aéreas parceiras. Os pontos podem ser usados para upgrades, passagens aéreas gratuitas e outros benefícios.
AAdvantage: A American Airlines tem uma presença significativa no mercado de viagens corporativas no Brasil e, por isso, seu programa de fidelidade AAdvantage é usado por muitas empresas para acumular milhas e obter benefícios em voos nacionais e internacionais.
Lembre-se de que a escolha do programa de fidelidade depende da frequência e das rotas de viagem da empresa. Cada programa tem suas próprias vantagens e parcerias, então é importante avaliar qual se alinha melhor com as necessidades da sua empresa e da sua equipe nas viagens corporativas.
5. Potencializando a Economia em Viagens Recorrentes
Se sua empresa realiza viagens corporativas frequentes, existem estratégias adicionais para economizar.
5.1 Programas de Fidelidade Corporativa
Já falamos da importância de estabelecer um programa de fidelidade corporativa para diminuir as despesas nas viagens recorrentes, mas vale ressaltar a adoção daqueles que recompensem os funcionários por práticas de viagem econômicas.
Isso pode incluir incentivos financeiros, como bônus ou recompensas, ou reconhecimento por comportamentos alinhados com as políticas de viagem econômica.
A empresa Deloitte, por exemplo, oferece um programa de recompensas para quem cumpre essas práticas econômicas que permite que seus funcionários ganhem pontos de recompensa que podem ser trocados por benefícios, como dias de folga adicionais ou prêmios em dinheiro.
5.2 Estratégias para Otimizar Viagens Frequentes
Consolide viagens sempre que possível. Planeje reuniões e compromissos de forma eficiente, garantindo que múltiplas tarefas sejam cumpridas em uma única viagem. Além disso, use a tecnologia para realizar reuniões virtuais sempre que a presença física não seja essencial.
Buscar soluções de videoconferência usando softwares, como o Microsoft Teams, Skype, Zoom, Google Meets entre outros, para reuniões não críticas também é um caminho. Isso, além de baixar significativamente os custos de viagens, mantém a produtividade da equipe.
Em resumo, reduzir custos em viagens corporativas requer planejamento estratégico, controle de despesas e a busca constante por oportunidades de economia.
É importante ter em mente que as viagens corporativas são um investimento, e encontrar maneiras de economizar não significa necessariamente cortar custos essenciais. Pelo contrário. Trata-se de gastar com sabedoria e priorizar as necessidades da empresa. Ao implementar essas estratégias, você estará no caminho certo para uma gestão mais eficiente dos custos nas viagens de negócios. E, o mais importante, sua empresa colherá os benefícios de um orçamento equilibrado e viagens corporativas bem-sucedidas.